Office Manager

Bij Planet X STORM voorzien we films, series, commercials én immersive media van high-end VFX en postproductie. Voor onze studio in Amsterdam zoeken we een georganiseerde, gastvrije en doortastende Office Manager die onze studio op rolletjes laat lopen. Alleen kandidaten die op locatie kunnen werken worden in overweging genomen / Only applicants available to work on-site will be considered.

Als Office Manager ben jij het organisatorische hart en het visitekaartje van onze studio. Je zorgt voor een vlekkeloze dagelijkse gang van zaken, een warm welkom voor onze klanten en een prettige, gestroomlijnde werkomgeving voor het team. Jouw rol is veelzijdig: naast het facilitaire beheer ondersteun je ons productieteam bij logistieke vraagstukken en help je het management met administratieve en HR-gerelateerde processen.

Office & Facility Management: Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken in de studio. Je beheert de studio-agenda, verwerkt de algemene mail en telefoon, beheert de voorraden en organiseert de dagelijkse routines (zoals de lunch). Samen met de schoonmaakdienst zorg je dat de studio er altijd representatief uitziet. Gastvrijheid & Studio-cultuur: Je bent de vaste gastheer/gastvrouw voor bezoekende regisseurs, producenten en klanten. Daarnaast organiseer en coördineer je (interne) bijeenkomsten en team-events. Productionele Ondersteuning: Je assisteert de producers bij het inplannen van de juiste faciliteiten en resources (studio’s, suites, apparatuur) en regelt eventuele reis- en hotelaccommodaties. Ook ondersteun je bij het voorbereiden van offertes en budgetten. HR & Administratie: Je ondersteunt bij de HR-administratie (zoals verlofregistratie, verzuim en attenties), coördineert sollicitatiegesprekken en verzorgt de onboarding en offboarding van collega's. Klant- & Relatiebeheer: Je verleent hoogwaardige service aan onze relaties en ondersteunt het team bij het onderhouden van het netwerk.

Relevante werkervaring in office management, facilitaire dienstverlening, HR of projectondersteuning (ervaring binnen een creatieve- of productieomgeving is een pré). Sterke organisatorische vaardigheden, een proactieve houding en een scherp oog voor detail. Je bent communicatief vaardig, klantgericht en weet ook op hectische momenten het overzicht én de rust te bewaren. Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift. Affiniteit met of interesse in de wereld van film, media en postproductie.

Een spilfunctie met veel zelfstandigheid en ruimte voor eigen inbreng binnen een vooraanstaande postproductiestudio. Een inspirerende werkomgeving, op een toplocatie in Amsterdam, waarin met gewerkt wordt aan beeldbepalende film- en televisieprojecten. Een collegiale, creatieve en gezellige informele werksfeer. Bioscoop Screenings, premières, netwerkevenementen.