Afdelingssecretaresse

Als afdelingssecretaresse ben je een belangrijke ondersteuning binnen een dynamische afdeling die zich bezighoudt met zorg en maatschappelijke ondersteuning. Je ondersteunt het afdelingshoofd én verschillende collega’s bij secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden. Geen dag is hetzelfde: van het organiseren van een overleg en beheren van agenda’s tot het verwerken van gegevens en ondersteunen bij verschillende projecten en praktische vragen.

In deze veelzijdige functie zorg je ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden binnen de afdeling soepel verlopen. Je bent een echte spin in het web en houdt overzicht over verschillende werkzaamheden en afspraken. Naast de bekende secretariële taken krijg je de ruimte om je breed te ontwikkelen. Je werkt samen met verschillende collega’s en clusters, waardoor je een goed beeld krijgt van de organisatie en de verschillende werkzaamheden die binnen de afdeling plaatsvinden. De functie is daarmee interessant voor iemand die graag organiseert en ondersteunt, maar ook energie krijgt van afwisseling, contact met collega’s en het oppakken van verschillende administratieve werkzaamheden.

Als afdelingssecretaresse houd je je onder andere bezig met:

Beheren en bijhouden van agenda’s en gezamenlijke e-mailpostbussen;

Plannen, voorbereiden en organiseren van vergaderingen en afspraken;

Notuleren van overleggen en bewaken van gemaakte afspraken en actiepunten;

Ondersteunen van het afdelingshoofd bij dagelijkse secretariële en organisatorische werkzaamheden;

Administratief ondersteunen van verschillende teams en collega’s;

Verzamelen, controleren en verwerken van gegevens;

Maken en bijhouden van overzichten, onder andere in Excel;

Uitvoeren van terugkerende administratieve werkzaamheden;

Oppakken van ad-hocvragen en praktische werkzaamheden.

De afwisseling maakt de functie interessant: het ene moment organiseer je een overleg of houd je een agenda bij, terwijl je het volgende moment gegevens verwerkt, een Excel-overzicht bijwerkt of een collega ondersteunt bij een administratieve vraag.

We zoeken iemand die graag ondersteunt, georganiseerd werkt en makkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden. Je bent nauwkeurig, dienstverlenend ingesteld en vindt het leuk om ervoor te zorgen dat anderen hun werk goed kunnen doen.

Je beschikt over:

Mbo+/hbo werk- en denkniveau;

Goede organisatorische vaardigheden;

Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;

Goede digitale vaardigheden;

Basiskennis van Microsoft Office, waaronder Outlook, Word en Excel;

Het vermogen om zorgvuldig en vertrouwelijk met informatie om te gaan.

Ervaring binnen een gemeente of overheidsorganisatie is niet noodzakelijk. Belangrijker is dat je nieuwe werkzaamheden snel eigen maakt, nauwkeurig werkt en initiatief toont.

We zoeken iemand die organisatorisch sterk, proactief, nauwkeurig, communicatief vaardig, betrouwbaar en discreet is. Daarnaast ben je flexibel, stressbestendig, leergierig en dienstverlenend ingesteld.

- Salary - Guidance - Year-end bonus - Pension - Travel allowance

Maandag® is een detacheerder binnen de publieke sector en verbindt professionals met opdrachten bij onder andere gemeenten, provincies en andere overheidsorganisaties. Binnen het domein overheid richt Maandag® zich op vakgebieden zoals sociaal domein, ruimtelijk domein en bedrijfsvoering.

Als professional bij Maandag® werk je aan opdrachten die aansluiten bij jouw expertise en ontwikkeldoelen, terwijl je de zekerheid hebt van een dienstverband. Je doet ervaring op bij verschillende gemeenten en krijgt de mogelijkheid om je inhoudelijk verder te ontwikkelen binnen je vakgebied.

Voor meer informatie of om vrijblijvend kennis te maken, kun je contact opnemen met Maud Helmer I 06 58837486 I [email protected]