Directiesecretaresse

Ben jij een ervaren secretaresse die moeiteloos overzicht houdt in een dynamische bestuurlijke omgeving? Als Bestuurs-/Directiesecretaresse ben jij de onmisbare schakel tussen bestuur, directie, collega's en externe relaties. Je zorgt ervoor dat agenda's, overleggen, besluitvorming en communicatie vlekkeloos verlopen, zodat bestuurders en directie zich kunnen richten op hun kerntaken.

In deze veelzijdige functie werk je in een omgeving waar geen dag hetzelfde is. Je denkt vooruit, stelt de juiste prioriteiten en weet precies wat er nodig is om processen soepel te laten verlopen. Met jouw organisatorisch talent, bestuurlijke sensitiviteit en proactieve houding zorg je ervoor dat afspraken worden nagekomen, informatie tijdig beschikbaar is en bestuurders en directie optimaal worden ondersteund. Dankzij jouw inzet lever je een belangrijke bijdrage aan een sterk en toekomstgericht Fryslân.

Als Bestuurs-/Directiesecretaresse zorg je voor een efficiënte en professionele ondersteuning van bestuurders en/of directie binnen een dynamische bestuurlijke omgeving.

Beheren en plannen van complexe agenda's en het stellen van prioriteiten.

Voorbereiden, organiseren en coördineren van vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten.

Bewaken van afspraken, acties en deadlines en zorgen voor de juiste opvolging.

Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie, e-mails en poststromen.

Fungeren als eerste aanspreekpunt voor bestuurders, directie, collega's en externe relaties.

Verzamelen, beheren en tijdig aanleveren van vergaderstukken en relevante informatie.

Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders op verschillende niveaus.

Signaleren van knelpunten en meedenken over verbeteringen in werkprocessen en samenwerking.

Ondersteunen bij bestuurlijke besluitvormingsprocessen en het bewaken van de voortgang.

Waarnemen van collega-secretaresses bij afwezigheid en bijdragen aan een goede samenwerking binnen het team.

Actief inzetten van digitale hulpmiddelen om werkzaamheden slimmer en efficiënter te organiseren.

Zorgdragen voor een professionele en representatieve ondersteuning van bestuur en directie.

Wij zoeken een ervaren en proactieve secretaresse die zich thuis voelt binnen een bestuurlijke omgeving en moeiteloos schakelt tussen verschillende belangen en werkzaamheden.

Ervaring als bestuurs-, directie- of managementsecretaresse binnen een gemeente, provincie of andere bestuurlijke organisatie.

Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden, waarbij je overzicht houdt en prioriteiten weet te stellen.

Bestuurlijke sensitiviteit en het vermogen om vertrouwelijk en zorgvuldig met informatie om te gaan.

Goede kennis van Microsoft Office (ervaring met iBabs is een pré) en een proactieve, zelfstandige werkhouding.

- Salary - Year-end bonus - Working hybride - Maandag academy - Pension - Travel allowance

De opdrachtgever is een gemeente in Friesland die zich inzet voor een prettige leefomgeving voor inwoners, ondernemers en bezoekers. De organisatie werkt aan actuele maatschappelijke vraagstukken en doet dit in nauwe samenwerking met partners in de regio. Binnen de gemeente heerst een informele werksfeer met korte lijnen, waarin betrokkenheid, professionaliteit en ruimte voor eigen initiatief centraal staan.