Directiesecretaresse

Een volle agenda, een belangrijke vergadering die voorbereid moet worden en een afspraak die op het laatste moment verandert. Jij houdt het hoofd koel en zorgt dat alles blijft lopen. Als directiesecretaresse ben jij een belangrijke schakel binnen de gemeente Vlissingen. Je ondersteunt de directie bij dagelijkse organisatorische en administratieve werkzaamheden. Je weet wat prioriteit heeft, schakelt snel tussen verschillende verzoeken en signaleert wat er nodig is voordat iemand erom vraagt.. Je krijgt een afwisselende functie waarin zelfstandigheid, nauwkeurigheid en goede communicatie samenkomen. Geen dag is hetzelfde, maar dankzij jou blijft het overzicht behouden

Het beheren en coördineren van complexe agenda's in Outlook.

Het organiseren, plannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten.

Het verwerken en beheren van documenten in het gemeentelijke zaaksysteem.

Het afstemmen van afspraken, planningen en prioriteiten met de directie.

Het verzorgen van uiteenlopende administratieve en organisatorische ondersteuning.

Het signaleren van knelpunten en proactief aandragen van oplossingen.

Minimaal mbo-werk- en -denkniveau.

Ervaring met agendabeheer en administratieve ondersteuning.

Goede kennis van Microsoft Outlook.

Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Een flexibele, proactieve en stressbestendige werkhouding.

- Salary - Guidance - Year-end bonus - Flexible security - Pension - Career

Je gaat via Maandag® aan de slag bij de gemeente Vlissingen, een gemeente met een uitgesproken karakter. Maritiem, ondernemend, kleurrijk en direct: eigenschappen die je terugziet in de stad en haar inwoners. Binnen de gemeentelijke organisatie wordt dagelijks gewerkt aan vraagstukken die invloed hebben op inwoners, ondernemers en de toekomst van Vlissingen. Goede ondersteuning van de directie is daarbij onmisbaar. Als directiesecretaresse lever jij achter de schermen een belangrijke bijdrage. Door structuur aan te brengen en organisatorische zaken goed te regelen, geef je de directie de ruimte om zich op haar verantwoordelijkheden te richten.