Executive Assistant / Personal Assistant (M&A) – Internationaal advocatenkantoor

Onze opdrachtgever is een internationaal (Amerikaans) advocatenkantoor in Amsterdam Zuid, gevestigd in een modern en representatief kantoorpand op loopafstand van het Concertgebouw. Het kantoor ontvangt regelmatig internationale cliënten en werkt met hoge kwaliteitsstandaarden en veel oog voor detail. De locatie is uitstekend bereikbaar met het OV. Voor de M&A‑praktijk zoeken wij een Executive Assistant M&A / Personal Assistant.

Als Executive Assistant M&A werk je nauw samen met één partner en ondersteun je daarnaast een team advocaten binnen de M&A‑praktijk. Voor de partner vervul je een volwaardige PA‑rol. Je zorgt dat planning, communicatie en dossierprocessen soepel en strak blijven lopen, ook tijdens drukke transacties. Je werkzaamheden bestaan o.a. uit: Meekijken in de mailbox van de partner en zelfstandig acties oppakken en opvolgen; Complex agendabeheer en het plannen van meetings en (Teams) calls; Voorbereiden en verzamelen van stukken voor besprekingen; Organiseren van reizen, hotels, lunches en conferenties; Verwerken van onkosten en voorbereiden van declaraties; Openen van nieuwe dossiers; Opstellen en versturen van engagement letters en opvolgen van ondertekening; Zorgen voor correcte opmaak volgens huisstijl; Archiveren en beheren van virtuele dossiers en Outlook‑mailboxen.

HBO werk- en denkniveau (secretariële opleiding is een sterke pré); Enkele jaren ervaring als secretaresse/PA binnen (internationale) advocatuur; Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels; Zeer goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint); Representatief, energiek, proactief, zorgvuldig en stressbestendig; Beschikbaar voor 4–5 dagen per week.

Salaris (richtlijn): €3.000 – €4.500 bruto per maand o.b.v. 40 uur (hoger mogelijk bij specifieke, relevante ervaring); 8% vakantietoeslag; 25 vakantiedagen; 13e maand (alleen voor staf; advocaten en notarissen niet); Reiskostenvergoeding: OV op basis van gemaakte kosten of €0,23 per km; Maandelijkse zorgtoeslag €30; Mogelijke bijdrage fitness: €30 per maand; Goed pensioen met 4% eigen bijdrage; WIA Excedent verzekering (premievrij); Overlijdensrisicoverzekering (premievrij); Mogelijke deelname aan fietsleaseplan (maandelijkse bijdrage door werkgever €10); Jaarlijks een zeer luxe gala tijdens de feestdagen; Elke vrijdag een vrijmibo voor het gehele kantoor om de hoek; Elke zomer meerdere feestjes en één groot strandfeest met BBQ/borrels; Elk jaar wintersport voor het gehele kantoor; Een uitzonderlijk mooi kantoor in Amsterdam.

Grafton is jouw betrouwbare partner voor de volgende stap in je carrière. Wij kennen de markt en begeleiden je transparant, betrokken en professioneel naar de juiste keuze.