Managementassistent Image Sciences Institute/afdeling Beeldverwerking

Je ondersteunt het afdelingshoofd en de staf bij uiteenlopende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken, bijeenkomsten en andere activiteiten goed zijn georganiseerd. Je ondersteunt het afdelingshoofd bij personeelszaken. Dit betreft onder andere de in-, door- en uitstroom van medewerkers, waaronder nieuwe aanstellingen, verlengingen, gastaanstellingen en uitdiensttredingen. Je begeleidt internationale promovendi, postdocs, en gastonderzoekers bij procedures rondom visa, verblijfsvergunningen en internationale aanstellingen. Je beheert complexe agenda’s van afdelingshoofden en hoogleraren en organiseert vergaderingen, overleggen en bijeenkomsten. Je stelt agenda’s op, verzorgt verslaglegging en bewaakt de opvolging van actiepunten. Je coördineert werkplekken, accounts, laptops, telefoons en toegangsrechten. Je onderhoudt de inhoud van de afdelingswebsite.

Je hebt een secretariële opleiding gevolgd en minimaal vwo- of hbo-werk- en denkniveau. Je hebt ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden, bij voorkeur binnen een kennisinstelling, universiteit, academisch ziekenhuis of onderzoeksomgeving. Je kunt goed overweg met verschillende softwareprogramma's voor administratie en ondersteuning (Microsoft Office 365). Ervaring met WordPress is een pré. Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk. Je bent communicatief sterk. Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en zorgvuldig, houdt overzicht en schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden. Je vindt het leuk om collega's te ondersteunen in een internationale academische omgeving. Meer informatie of vragen? Vanwege de vakantieperiode zijn we beperkter bereikbaar. Je kan je vragen het best stellen via de mail aan Maria Ionescu ( [email protected] ) of anders op woensdagen en donderdagen telefonisch vragen stellen via 088 75 57772.

Een salaris tussen de € 3.126 en € 4.182 bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur). Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar. Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%. Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie. 100% vergoeding van je OV-kosten. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je € 0,21 per km (tot max. 40 km enkele reis). Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen. Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.

Je werkt bij het Image Sciences Institute (ISI) binnen het UMC Utrecht. De afdeling richt zich op medische beeldwetenschappen en werkt aan hoogwaardig wetenschappelijk onderzoek, innovatie en onderwijs. Er zijn veel samenwerkingsverbanden met andere afdelingen in het UMC Utrecht en met nationale en internationale kennisinstellingen, klinische partners en bedrijven. In deze functie ondersteun je onderzoekers en het management - in totaal +/- 40 medewerkers - bij de dagelijkse organisatie van onderwijs, onderzoek en wetenschappelijke activiteiten. Daardoor lever je een belangrijke bijdrage aan het soepel verlopen van de werkzaamheden binnen de afdeling.