Managementondersteuner

Als managementondersteuner lever je “hands on” ondersteuning aan het management van de directie Parkeren. Je beheert de agenda- en mailbox van 1 of meerdere managers en signaleert en prioriteert hierin. Je organiseert afspraken, overleggen en bijeenkomsten voor en in overleg met het management.

Als managementondersteuner ondersteun je samen met twee collega's de MT-leden en teamleiders van de directie Parkeren, zodat zij hun functie kunnen uitoefenen. Je stemt jouw werk af met jouw directe collega's en jullie vervangen elkaar als dat nodig is. Je hebt een belangrijke rol in de dagelijkse uitvoering van Parkeren. Je bent accuraat en je kunt omgaan met een grote hoeveelheid werk. Je brengt structuur aan in het werk; zowel in jouw eigen werk als dat van de MT-leden en teamleiders. Je denkt daarbij altijd een stap vooruit. Jij speelt in op wensen en behoeften van collega's en externe contactpersonen. Je staat stevig in je schoenen en je kunt discreet omgaan met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Ook houd je goed bij wat er gebeurt binnen de directie Parkeren. Ook zie je mogelijkheden voor verbetering van de werkprocessen en weet deze te benutten. Je voelt je betrokken bij de stad Amsterdam en vindt het leuk om je in te zetten voor directie Parkeren.

Agenda- en mailboxbeheer en hierin signaleren en prioriteren; Vergaderingen voorbereiden, stukken beschikbaar stellen in iBabs en notulen en actielijsten bijhouden; Overzichten bijhouden, bijvoorbeeld inhuurcontracten en contactgegevens per organisatieonderdeel, en het bewaken van de procedures; Organisatorische en administratieve handelingen, zoals het reserveren van vergaderruimtes / locaties, uitnodigen deelnemers, financiële verwerking in AFIS, lief-en-leedverzoeken van directie Parkeren; en je bent aanspreekpunt voor alle in- en externe contacten.

Voor deze functie Managementondersteuner beschik je over: Minimaal een afgeronde mbo-opleiding. Minimaal drie jaar werkervaring in een vergelijkbare functie. Het talent om gevraagd en ongevraagd overleggen en afspraken te (her)plannen, met alles wat daarbij komt kijken. Weerbaarheid voor het adequaat beheren van de agenda van de managers. Aan competenties breng je mee: Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut. Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie. Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant. Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team. Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving.

Als Managementondersteuner kom je ons minimaal 16 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden. Een brutomaandsalaris tussen € 3.246,- tot € 4.556,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt. Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met daarna de mogelijkheid op een overeenkomst voor onbepaalde tijd als je op dit moment nog geen, of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam. Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je overgeplaatst. Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen. Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen. Een pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs. Wij betalen 70% van jouw pensioenpremie. Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt. Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per werkdag dat je thuis werkt. Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering. Nieuwsgierig naar al onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk de Personeelsregelingen Gemeente Amsterdam (PGA).

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom! Parkeren is in onze stad een politiek gevoelig domein met een grote maatschappelijke impact. Bijna iedereen heeft of krijgt er mee te maken en vindt er wel wat van: te weinig parkeerplekken, te hoge tarieven, een onterechte naheffingsaanslag of een parkeervergunning die niet wordt verleend. Om die redenen kan Parkeren op veel media- en politieke aandacht rekenen. Het bespreken van parkeeronderwerpen in de raad leidt tot menig motie, initiatiefvoorstel en amendement. Bovendien is Parkeren een dynamische, uitdagende en innoverende organisatie. De wereld om ons heen verandert snel en daar moet Parkeren continu op inspelen en meebewegen. We sluiten aan op technologische ontwikkelingen en maken op een slimme manier gebruik van data. Dit doen wij samen met in- en externe partners in de Parkeerketen. Hierbij kun je o.a. denken aan de directies Belastingen, Toezicht en Handhaving Openbare Ruimte, Verkeer en Openbare Ruimte en Dienstverlening maar bijvoorbeeld ook aan partners als NS, ProRail, Pantar en Ajax. De managementondersteuner komt te werken voor afdeling Analyse, Advies & Ondersteuning. De afdeling faciliteert en ondersteunt de businessafdelingen Straatparkeren en Fiets- en Garageparkeren op het gebied van data analyse, procesmanagement, financiën, klachtbehandeling en bestuursadvisering.