Administrative Officer voor CHARM-EU

Administrative Officer voor CHARM-EU Faculteit of dienst: Universitaire Bestuursdienst Afdeling: Directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek Uren per week: 16 tot 24 Uiterlijk reageren op: 10 augustus 2026 Heb jij een hands-on mentaliteit en schakel je moeiteloos in een internationale omgeving?Je organiseert en coördineert graag, houdt van complexe processen en hebt goede dienstverlening hoog in het vaandel staan. Als junior officer bij het Joint Virtual Administrative Office (JVAO) zorg jij voor goed lopende administratieve processen rondom het onderwijs. Dit omvat een breed pakket aan taken: van de toelating van studenten, roosteren van zalen, de organisatie van uitwisselingen en uiteindelijk de diplomering. Je werkt hierbij nauw samen met een senior officer.

Als administrative officer ondersteun je studenten en docenten bij uiteenlopende administratieve processen rondom een internationaal masterprogramma. Het gaat om de masteropleiding Global Challenges for Sustainability , die gezamenlijk wordt verzorgd door meerdere Europese universiteiten. Deze opleiding maakt deel uit van de European University Alliance CHARM‑EU, waarin verschillende universiteiten intensief samenwerken. Meer informatie vind je op www.charm-eu.eu . Je werkt in een internationaal team van administrative officers dat gezamenlijk verantwoordelijk is voor het soepel laten verlopen van de administratieve processen van het masterprogramma. Organisatorisch maak je deel uit van de afdeling Onderwijs binnen de Directie Studenten, Onderwijs en Onderzoek (SO&O). Je schakelt in je werk continu met het internationale team en de lokale, Utrechtse collega's.

Je werkt graag samen in een team, maar kunt ook uitstekend zelfstandig uit de voeten. Je werkt proactief en servicegericht en hebt een positieve, enthousiaste instelling. Je vindt het leuk om studenten, docenten en (internationale) collega’s te ondersteunen bij vragen en praktische zaken. In deze functie is het belangrijk dat je een goede balans weet te vinden tussen gestructureerd werken en flexibel omgaan met dynamiek en onverwachte situaties. En daarnaast: afgeronde bacheloropleiding (hbo/wo) affiniteit met het hoger onderwijs, bij voorkeur in een Europese context ervaring met administratieve werkzaamheden, bij voorkeur bij de Universiteit Utrecht of evt. een andere instelling in het hoger onderwijs aantoonbare internationale ervaring, bijvoorbeeld via uitwisselingsprogramma’s zoals het Erasmus programma uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Engels; kennis en beheersing van het Nederlands is een sterke pre. Je kunt bij voorkeur op korte termijn starten.

een functie voor 10-11 maanden; een werkweek van 16 tot 24 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.202,-tot maximaal € 4.159,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten); 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%; hybride werken: donderdag is de vaste kantoordag, de overige werkdagen kun je flexibel indelen; een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten. Naast de

die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten biedt de Universiteit Utrecht ook een aantal eigen regelingen. Denk hierbij aan mogelijkheden voor professionele ontwikkeling , diverse verlofregelingen en een aantrekkelijk aanbod op het gebied van sport en cultuur . Bovendien kun je via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden zelf je arbeidsvoorwaarden uitbreiden of aanpassen. Zo stimuleren we je graag om je te blijven ontwikkelen. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht .

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's . Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow . De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten. De directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek (SO&O) is één van de ondersteunende directies en maakt onderdeel uit van de Universitaire Bestuursdienst . De directie SO&O ondersteunt het College van Bestuur van de Universiteit Utrecht bij de ontwikkeling en uitvoering van het strategisch beleid ten aanzien van studenten, onderwijs, onderzoek en valorisatie en is verantwoordelijk voor de universiteitsbrede ondersteuning van en informatievoorziening aan studenten. Het team Student Support bestaat uit 12 medewerkers en werkt met aandacht voor de student. We zorgen ervoor dat de informatievoorziening en dienstverlening aan studenten goed georganiseerd is en werken daarin actief samen, ook met de verschillende backoffices en faculteiten. Naast de Student Support Officers maken ook een Hoofdredacteur en twee Webcommunicatiemedewerkers deel uit van het team. CHARM-EU is een innovatieve Europese universiteitsalliantie waarin negen universiteiten samenwerken aan de universiteit van de toekomst. Binnen de alliantie staan maatschappelijke impact, interdisciplinair onderwijs, internationale samenwerking en innovatie centraal. De alliantie ontwikkelt gezamenlijk onderwijs, onderzoeksinitiatieven en werkt aan nieuwe vormen van samenwerking  en onderwijs(vernieuwing) in het Hoger Onderwijs tussen Europese partners. Binnen de UU speelt CHARM-EU een belangrijke rol in het versterken van Europese samenwerking, het ontwikkelen van vernieuwend onderwijs en het verbinden van internationale netwerken met de strategische ambities van de UU. Meer informatie Voor meer informatie kun je contact opnemen met Femke ten Bloemendal, Senior JVAO officer CHARM EU, tel. 06-38710645 of [email protected] Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. We zoeken iemand die op korte termijn beschikbaar is. Sollicitatie Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met verschillende achtergronden, perspectieven en identiteiten. Denk aan verschillen in cultuur, religie of etniciteit, gender, seksuele oriëntatie, neurodiversiteit, beperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen. Lees meer over hoe wij werken aan diversiteit en inclusie. Heb je vragen over toegankelijkheid—bijvoorbeeld van je werklocatie Bestuursgebouw , tijdens het sollicitatieproces of in je werk? Neem dan contact op via onze HR-contactpagina. Screening op kennisveiligheid kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop. Uiterlijk reageren op 11 augustus 2026. Delen Deel op LinkedIn Deel op Facebook Deel op WhatsApp Deel via e-mail